Termini & Condizioni – Outdoor Experience

REGOLAMENTO PER LA PARTECIPAZIONE ALLE ATTIVITÀ OUTDOOR EXPERIENCE, PROGETTO DI BELLISSIMA TERRA COOP. SOC. A R.L. E INSUBRIA GALLARATE APD
Approvato dalla Sezione Attività di Montagna e dal Consiglio Direttivo Insubria Gallarate a.p.d. in data 01 ottobre 2019

Premessa
Il presente Regolamento disciplina la gestione dell’attività OUTDOOR EXPERIENCE organizzate da Insubria Gallarate apd e i rapporti che questa instaura con i propri Soci.
1. Partecipazione e Soci
La partecipazione alle attività è libera per i Soci di Insubria Gallarate apd in regola con l’iscrizione dell’anno solare in corso.
2. Modalità di iscrizione
Le iscrizioni di norma si effettuano compilando il modulo di iscrizione (cartaceo od on line) alla attività programmata, con il contestuale pagamento tramite bonifico bancario della quota di iscrizione/assicurazione e dell’eventuale caparra per la prenotazione dell’attività.
Per agevolare i Soci, in specifiche occasioni (per esempio durante le attività o gli eventi organizzati), Guide, Istruttori e Maestri possono ricevere le iscrizioni alle attività e riscuotere le relative quote o caparre, ma soltanto con pagamenti in contanti e soltanto per i Soci Insubria Gallarate apd.
Le iscrizioni sono valide soltanto se accompagnate dall’intera quota di iscrizione nel caso di attività giornaliere o, per le attività plurigiornaliere, dalla caparra da versare nei tempi indicati nel programma specifico e dal saldo da versare entro 15 giorni dalla data dell’attività, salvo diverse indicazioni riportate nei programmi.
Ogni partecipante all’atto dell’iscrizione è tenuto a prendere visione del programma dettagliato dell’attività e del presente Regolamento, disponibili sul sito web www.outdoorxp.eu e a fornire un recapito telefonico (meglio se cellulare) e un indirizzo e-mail per gli aggiornamenti e le comunicazioni urgenti relative al programma.
3. Apertura iscrizioni
Le iscrizioni sono limitate ad un numero minimo e massimo di partecipanti.
Le iscrizioni vengono normalmente aperte quattro settimane prima dell’effettuazione dell’attività per le uscite di una singola giornata e tre mesi prima per le attività plurigiornaliere. Queste tempistiche possono subire variazioni e il riferimento sarà comunque sempre il programma specifico dell’attività presente sul sito web.
In particolare, le attività che comportano la prenotazione di treni e/o aerei, possono comportare tempistiche di prenotazione ed iscrizione notevolmente anticipate.
4. Chiusura iscrizioni
Per le attività giornaliere del sabato e della domenica, le iscrizioni si chiudono il venerdì antecedente l’attività alle ore 17:00, o al raggiungimento dei posti disponibili.
Per le attività giornaliere infrasettimanali, il giorno di chiusura è il martedì antecedente l’attività alle ore 17:00, o al raggiungimento dei posti disponibili.
Per le attività plurigiornaliere le iscrizioni si chiudono nei tempi indicati nei programmi dettagliati delle specifiche attività con il pagamento del saldo della quota, oppure con l’esaurimento dei posti disponibili sui mezzi di trasporto e/o l’esaurimento dei posti prenotati nelle strutture per i pernottamenti.
5. Lista d’attesa
Le richieste di iscrizione eccedenti i posti disponibili formeranno una lista di attesa.
Questa lista sarà compilata seguendo l’ordine cronologico della prenotazione. Qualora si rendano disponibili uno o più posti, le persone in lista d’attesa vengono subito contattate seguendo l’ordine della lista e l’iscrizione all’attività dev’essere immediatamente formalizzata con il versamento della quota.
In caso contrario la prenotazione decade e viene contattata la persona successiva nell’elenco.
6. Rinuncia
Le rinunce devono essere comunicate alla Segreteria e sono gestite come segue:
– Attività giornaliere del sabato o della domenica: la rinuncia comunicata in segreteria entro le ore 17:00 del martedì antecedente l’attività, comporta la restituzione senza penalità della quota già versata. La rinuncia comunicata nei giorni successivi da diritto alla restituzione della quota già versata soltanto venendo sostituiti da eventuali Soci presenti in
lista d’attesa o da altri Soci comunicati dal rinunciatario.
In tutti gli altri casi la quota d’iscrizione non verrà rimborsata.
– Attività giornaliere infrasettimanali: la rinuncia comunicata in segreteria entro le ore 17:00
del venerdì antecedente l’attività, comporta la restituzione senza penalità della quota già versata. La rinuncia comunicata nei giorni successivi da diritto alla restituzione della quota già versata soltanto venendo sostituiti da eventuali Soci presenti in lista d’attesa o da altri Soci comunicati dal rinunciatario.
In tutti gli altri casi la quota d’iscrizione non verrà rimborsata.
– Attività plurigiornaliere: in caso di rinuncia si ha diritto alla restituzione della quota già
versata, decurtata del 10% per spese di gestione, soltanto se si viene sostituiti da eventuali nominativi presenti in lista d’attesa o da altri Soci indicati dal rinunciatario.
Nel caso in cui non ci siano sostituti, se la rinuncia viene comunicata in segreteria entro le ore 17.00 del quinto giorno precedente la data di partenza dell’attività, viene trattenuta la caparra; qualora invece la rinuncia venga comunicata in segreteria nei 5 giorni precedenti la partenza, viene trattenuto il 50% della quota di iscrizione.
Il tutto salvo se diversamente indicato nel programma della attività.
Il Socio riceverà tramite bonifico la quota di rimborso entro e non oltre 30 giorni dell’attività disdetta. Non sono possibili recuperi, transazioni e qualsiasi altra modalità che possa tenere in sospeso del denaro tra la Segreteria ed il Socio stesso.
7. Organizzazione dell’attività.
La Direzione Tecnica si riserva, per cause di forza maggiore (per esempio scarso innevamento o condizioni nivo-meteorologiche avverse), di variare il programma e la meta dell’attività, anche il giorno stesso e senza preavviso, per trovare località idonee allo svolgimento dell’attività.
Guide, Istruttori e Maestri organizzano e guidano il gruppo, curano il rispetto degli orari, la eventuale sistemazione dei pernottamenti negli alberghi e tutto quanto serva al felice esito dell’attività. Hanno facoltà per ragioni tecniche o logistiche di modificare gli orari, gli itinerari, le soste o addirittura di interrompere il proseguimento dell’attività.
Il Responsabile della singola attività e i suoi Accompagnatori possono essere supportati da “aiutoAccompagnatori” nel numero sufficiente ad assicurare l’assistenza ai componenti del gruppo ed il buon andamento dell’attività.
Per comunicazioni urgenti inerenti eventuali variazioni del programma da parte dell’organizzazione, i partecipanti all’atto dell’iscrizione sono invitati a segnalare il proprio recapito telefonico e indirizzo e-mail.
8. Annullamento dell’attività
In caso di annullamento dell’attività da parte dell’organizzazione, la quota corrispondente al costo dell’attività versata verrà restituita.
La quota dell’attività non comprende la quota di associazione/assicurazione alla associazione.
La modifica della destinazione della gita non comporta il rimborso della quota di iscrizione.
9. Trasporti
Le modalità, gli orari e i mezzi di trasporto vengono indicati nel programma dettagliato dell’attività.
La prenotazione del mezzo di trasporto è a carico del partecipante salvo quando specificato nel programma dell’attività.
10. Equipaggiamento
E’ fatto obbligo a tutti l’uso di un equipaggiamento adatto al tipo di percorso, come indicato nel programma delle singole attività.
La Guida, l’Istruttore e il Maestro può in ogni momento non ammettere alla partecipazione chi non ritenga opportunamente equipaggiato, sia per quanto riguarda l’abbigliamento, sia per l’attrezzatura.
In particolare, per gli itinerari per cui è obbligatoria per legge, il partecipante dovrà essere munito dell’attrezzatura di autosoccorso (pala, A.R.T.V.A., sonda) e fondamentali sono gli strumenti analogici o digitali per l’orientamento (bussola, altimetro, GPS, carte o mappe, traccia dell’itinerario, ecc).
La responsabilità del buon funzionamento dell’attrezzatura e la conoscenza dell’utilizzo sono ad esclusivo carico del partecipante.
E’ inoltre consigliato partire per l’attività già dotati di equipaggiamento e attrezzatura necessari; in caso di noleggio sono attive convenzioni con i comprensori e negozi specializzati.
11. Documenti
I Soci devono essere muniti di numero tessera ASC, tessera sanitaria e di un documento valido per l’espatrio, anche se la località in programma non è all’estero, per eventuali variazioni della destinazione.
I partecipanti sprovvisti di documenti o con documenti non accettati in frontiera, non potranno proseguire il viaggio con il gruppo; in questo caso la quota di partecipazione non verrà rimborsata.
12. Condotta dei partecipanti
Dai partecipanti si esige un contegno disciplinato. Essi devono attenersi scrupolosamente alle istruzioni che vengono impartite dalle Guide, dagli Istruttori, dai Maestri e dai loro collaboratori. Alla partenza l’Accompagnatore e i suoi collaboratori formeranno dei gruppi in funzione delle capacità tecniche dei partecipanti. A riferimento di ogni gruppo sarà indicato un capogruppo.
I partecipanti, sono tenuti a stare insieme o comunque a vista del capogruppo.
Quando l’itinerario è di tipo escursionistico e/o fuoripista, i partecipanti saranno organizzati in squadra e l’Accompagnatore con i suoi collaboratori accompagneranno disponendosi in testa e in coda. L’itinerario è vincolante per tutti i partecipanti; è esclusa la possibilità di attività escursionistica individuale, o l’allontanarsi dalla squadra, salvo diversa autorizzazione fornita dagli Accompagnatori.
13. Esclusione dei partecipanti
L’organizzazione, sentito il rapporto delle Guide, Istruttori o Maestri accompagnatori ha facoltà di escludere da attività successive coloro che non si siano attenuti alle norme del presente Regolamento ed alle disposizioni degli Accompagnatori stessi.
Su eventuali reclami contro i provvedimenti di cui sopra decide il Direttore Tecnico di Insubria Gallarate apd. Oltre a quanto previsto nel presente Regolamento, l’Accompagnatore ha il compito di prendere i provvedimenti che ritiene più opportuni.
14. Condizioni di salute del partecipante
Chi si iscrive alle attività o alle escursioni, dichiara, sotto la propria responsabilità, di trovarsi in condizioni di salute ottimali, di non aver patologie potenzialmente pericolose nella pratica di attività sportiva e di possedere una preparazione fisica idonea all’impegno richiesto.
15. Accettazione norme del regolamento
Con l’iscrizione a qualsiasi attività proposta da Insubria Gallarate apd i partecipanti accettano le norme del presente Regolamento, esonerando gli Guide, Istruttori, Maestri e i loro collaboratori da ogni responsabilità per qualsiasi genere di incidenti che possano verificarsi.
16. Recapiti
L’organizzazione è contattabile ai seguenti recapiti per qualsiasi informazione riguardante le attività organizzate da Insubria Gallarate apd:
Chiamate e Messaggi Whatsapp e SMS: +39 379 1261330, E-mail: contatti@outdoorxp.eu.
I programmi e le altre informazioni sono disponibili sul sito web nelle pagine dedicate:
www.outdoorxp.eu
Outdoor Experience gestisce anche uno spazio su facebook e instagram:
www.facebook.com/outdoorxp/
www.instagram.com/outdoorxp/
Restano escluse le operazioni relative alle iscrizioni e relativi pagamenti, per i quali occorre fare riferimento alla Segreteria OutdoorXP, nei giorni e negli orari di apertura.

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